Importprofil erstellen
Wie man ein Importprofil erstellt
Jetzt geht es ans importieren. Damit die App weiß in welcher Reihenfolge die Daten importiert werden musst du ein Importprofil erstellen. In der Regel brauchst du dies nur einmal zu tun, solange sich die CSV-Datei nicht ändert.
Um so ein Importprofil zu erstellen navigierst du in der Seitenleiste zum Reiter Schüler und klickst auf Schüler hinzufügen (oben rechts) dann kannst du auswählen, ob du einzelne Schüler:innen hinzufügen willst oder direkt mehrere auf einmal importieren willst. Für unser Beispiel nutzen wir jetzt den import mehrerer Schüler:innen, da dies am anfang am logischten ist. Der import einzelner Schüler:innen ist dann sinnvoll, wenn jemand neues an die Schule kommt.
Allgemein:
Dich erwartet nun diese Ansicht. Hier kannst du später den Import anstoßen. Wir müssen jedoch zunächst ein neues Import Profil erstellen. Das kannst du, indem du auf + Profil hinzufügen klickst.
Hier erwartet dich ähnlich wie bei den Vorlagen ein Registerkarten system. Im ersten Tab, Allgemein, wirst du nur aufgefordert einen Namen für das importprofil einzugeben. Wähle hier am besten einen sinnvollen Namen, wenn du z.B. 1. und 2. jahrgänge importierst nennst du es Jg.1.u.2 oder wenn du alle importierst nennst du es Alles
Quelldatei:
Hier musst du ein paar informationen über deine Importdatei eingeben. Ich werde zur Veranschaulichung einen Import mit dieser Datei durchführen. Lade sie dir gerne runter, damit du einen Blick drauf werfen kannst und verstehst warum ich bestimmte Sachen so mache. Ein Tipp noch: Öffne die Datei nicht in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Numbers sondern in einem einfachen Texteditor wie z.B. dem Editor (Windows) oder TextEdit (MacOS)
Den Datei Typ kannst du so lassen, da aktuell nur .csv Dateien unterstützt werden. Das Trennzeichen ist das Zeichen, welches die einzelnen Daten von einander trennt. In den meisten Fällen, wie auch in meinem Beispiel ist es das Komma , .
Manche Programme erstellen Dateien mit sogenannten Begrenzungszeichen, diese werden genutzt, um das Trennzeichen in die Daten zu inkludieren. Wenn der Name z.B. Ti,na ist, würde man ein Begrenzungszeichen wie die Gänsefüßchen " nutzen um klarzustellen, dass das Komma in Ti,na zu dem Namen gehört und nicht als Trennzeichen zu interpretieren ist. Wenn du dir nicht ganz sicher bist oder deine Datei keine Begrenzungszeichen beinhaltet kannst du dieses Feld einfach frei lassen, dann versucht das Programm selber nach bestem gelingen ein Zeichen zu finden.
Die Optionen Erste Zeile ignorieren und Letzte Zeile ignorieren sind dazu da, um die erste bzw. letzte Zeile zu exkludieren. Das ist nützlich, wenn in der ersten Zeile z.B. Überschirften stehen, so wie es bei mir der Fall ist, oder in der letzten Zeile Summen oder Mengen stehen z.B. wie viele Schüler in der Liste sind etc.
Zuletzt müssen wir noch angeben, in welcher Spalte welche Date stehen. Bei mir stehen in Spalte 1 z.B. alle Vornamen also wähle ich aus der Liste Vorname aus. Durch einen Klick auf Hinzufügen kannst du eine weiter Spalte hinzufügen. Mit einem Klick auf Entfernen kannst du eine Spalte wieder entfernen.
So würde die Eingabe für mein Beispiel aussehen.
Änderung von Schüler:innen:
In diesem Tab legst du fest, was das Profil machen soll. Standartmäßig sind alle Optionen ausgewählt, dass macht in den meisten Fällen auch am meisten Sinn. Du soltest das nur ändern, wenn du aus irgend einem Grund etwas davon nicht willst, z.B. weil deine Import Datei keine ID beinhaltet, dann kann das Programm Namensänderungen nicht feststellen und es kann zu Problemen kommen.
Klassen und Gruppen:
Hier kannst du auswählen, ob neue Klassen angelegt werden sollen. Das geht nur, wenn du in der Import Datei auch eine Spalte für Klassen hast.
Im Feld Bezeichnung kannst du einen Prefix für die Klassen eingeben. Wenn in der Import Datei z.B. nur 1a oder 2b steht, du aber Klasse 1a oder Klasse 2b haben möchtest kannst du als Prefix Klasse eingeben.
Klicke abschließen auf den grünen Speichern Knopf (Mitte unten) um deine Änderungen zu Speichern.
Super! Jetzt hast du auch ein Import Profil erstellt. Jetzt können wir mit dem ersten Import der Schüler:innen fortfahren.
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